Zoho CRMを導入した経緯

顧客管理と活動管理を一元化したかった

過去にセールスフォースを導入しましたが、コストと基幹システムとの連携の両面に課題があったため2017年末にストップし、その後の顧客管理にはエクセルやGoogleスプレッドシートを使っていました。求職者やスタッフの管理、契約には別の基幹システムを使用し、法人の顧客管理や営業管理にはエクセルを使用する形でした。

この体制でも既存顧客との取引や契約は管理できていたのですが、契約がない状態の顧客管理が課題でした。取引をする前は営業担当の個別管理、スタートしてからは共有のエクセルで管理しており、契約が切れたらそのエクセルからは消えてしまうからです。そのため、管理の一元化が必要でした。

また、営業メンバーの活動管理に関しても、それぞれの営業マネージャーに依存していました。こちらも一元化できたらいいなと考えていました。

導入時に苦労したこと

5万件のデータ移管後も社内での定着に苦戦、ランキング発表と評価ルールの変更で改善

今回Zoho CRMに移管したデータは、取引先と商談が合わせて5万件ほどあり、これに紐づけて営業活動を入れる必要がありました。基幹システムに入っていた情報は統合されていないものも多く、これらのデータを整理するところからやらなければなりませんでした。

また、データ移管後も、Zoho CRMが社内に定着するまでには、かなりの時間と労力を要しました。新しいシステムに対する心理的ハードルがある人も多く、積極的に使っていない社員にどう説明すればスムーズに使ってもらえるか苦戦しました。

そこで、まず、誰がどのくらいZoho CRMを使っているかランキングを作り、社内メールで発表しました。ランキングはトップだけでなくまだ使っていない人も発表したのが効果的だったようです。

また、 Zoho CRMの本格運用を開始してからは、Zoho CRMに入っている数字をもとに個人やチームの評価を決定するルールにしました。Zoho CRMに入力がないと売上を立てても評価の対象にならないため、きちんと入力してくれる人が多くなりました。

今では（導入から約3ヶ月後）想定よりも順調に移行が進んでいます。移行は9割ほど完了しており、Zoho CRMで共有しづらいものはスプレッドシートを引き続き使っています。

Zoho CRMを導入してみて

取引状況がわかりやすくなり、社内でのコミュニケーションも円滑に

今までは全国で取引があったクライアントにも支社や担当ごとに個別で連絡していましたが、Zoho CRMを導入し、どこでどういうやりとりが行われているか把握しやすくなりました。コミュニケーションが取りやすくなり、社内のコミュニケーションも円滑になったと感じています。これは管理側からの意見なので、現場の感想も聞いてみたいですね。

これまでは導入に工数をかけていたので、業務が効率化されて売上に直結する成果が出てくるのはまだこれからだと思います。

Zohoでこれからやっていきたいこと

より高度な機能の習得とメール送信等の自動化

Zoho CRMへの営業活動の入力はだいぶ社内でも浸透してきましたが、レポートやダッシュボードの作成、項目のカスタマイズなど、より高度な操作も各支店・全社員で行えるようにしていきたいです。

今後は、Zoho Campaigns、Zoho SalesIQの使用も検討しています。この2つを追加すれば、メールの送信など、しばらく取引のないクライアントとのやりとりを自動化できるのではないかと思っています。

トライエッジに一言

人材業界のビジネスフローを理解していて導入がスムーズ

トライエッジさんには弊社の事業内容をよく理解してもらっているので、導入がスムーズでした。導入・運用支援では密に連絡を取ってくれ、質問にもしっかりと対応してくださり、丁寧にサポートしてもらっている印象です。

導入したら終わりではなく、入力できる状態になってからも困っている部分などを聞いてくれ、アドバイスをもらっています。先ほどお話ししたZoho CRMの社内定着率を高めるためのアイディア（ランキング発表と評価ルールの変更）も、トライエッジさんからいただきました。

今後も、Zoho CRMをはじめとしたZoho社のアプリケーションで、どこまで可能性を広げられるか一緒に考えてもらえると嬉しいです。ビジネスフローも理解しているので、率直な意見をくれるパートナーとして期待しています。