Zoho CRMを導入した経緯

ITに詳しくなくても作業を効率化できるツールが必要だった

私は、有限会社静雲堂の代表取締役として事業を行う傍ら「日本女子大学教育学科の会」の文化部で部長を引き受けております。また、理事会メンバーとして会の運営にも携わっており、紙での個人情報の管理などに不安を感じたため、今回Zoho CRMの導入を行うことになりました。

日本女子大学教育学科の会（以下教育学科の会）は、1952年に始まった歴史のある会で、在学生・卒業生・新旧教職員の交流促進や、卒業生の生涯学習支援・研究促進、生涯学習をサポートするために幅広い活動を行っています。教育学科の会では、定期刊行物がありそのための個人情報管理がとても重要です。卒業生がボランティアで運営していますが、紙ベースで行われる情報共有や個人情報管理を課題に感じていました。また、理事会のメンバーは平均70歳ほどでITに詳しいわけではなかったため、直観的に使えるツールを探していました。

Zoho CRMは以前静雲堂で利用したことがあり、担当者から評判は聞いていました。教育学科の会で使いこなせるか不安もありましたが、まずは試してみたいと思いました。

Zoho CRMの活用方法

名簿や会費管理に使用、Webフォームで住所変更にも対応

教育学科の会では、Zoho CRMを会員名簿や会費の支払い状況の管理などに活用しています。

現在全部で数千人ほどになる会員情報の変更は、これまでハガキのみで受け付けており、変更に伴う作業もすべて手作業でした。そこで、教育学科の会のWebサイトにZoho CRMのフォームを埋め込み、パソコンやスマートフォンから会員情報の変更やイベントの出欠席の返答ができるようにしました。年に2回発行する会報誌を送付する際にこのフォームのURLをQRコードで送ったところ、初回にして40件ほどの変更がこのフォームから行われ、会員の動きを可視化できました。

高齢の会員が多く、PCやスマートフォンをお持ちでない方もいるので、現時点ではハガキの運用も残しています。将来的にはハガキを廃止し、オンライン上でやりとりを完結させるのが理想です。

会費の集金にはコンビニエンスストア決済を取り入れたので、支払い状況を収納代行ツールからダウンロードし、Zoho CRMの会員情報に紐付けて管理しています。

Zoho CRMを導入してみて

運営メンバーのリモート作業が可能に！会費の支払い状況も改善

偶然にもZoho CRMの導入を新型コロナウイルスの流行前にスタートしていたため、本当に助かりました。これまでは理事たちが集まって行っていた共同作業をリモートで進めざるを得なくなり、理事の皆さんもZohoに慣れていただくことができました。

定量的な部分では、過去のいずれと比べても支払い状況が改善されました。会員費の支払いは任意で、これまでは年間を通して7.5%程度でしたが、今回は半期終了時点で10%を超えています。また、Webフォーム経由で会員情報が変更された時、メールで通知を確認できるのもありがたかったです。

今回は一学科のみの限定的な導入でしたが、（日本女子大学）全学に導入すれば大学の事務もかなり効率的になりそうです。大学だけでなく、高校や中学、PTAとの連絡網として使うのも良さそうですね。同窓会幹事をしている知人がおり、推薦しようかと考えています。

トライエッジに一言

今後、コミュニケーションの中心をZohoにしたい

提案から導入支援、その後のビデオなどによる研修・サポートに至るまで、とても親切にお付き合いくださっていて、全員が頼り切っている印象です。本当にここまでお願いしてしまって良いのか？と思っています。

今後は、さらに拡張した使用方法や活用方法についてもご指導いただきたいです。ハガキをなくしてコミュニケーションの中心をZohoにしたいと考えています。今回導入したWebフォームで会員のメールアドレスが集まってきたら、メールマガジンの配信も行っていきたいです。